成都奥印商贸有限公司内部系统

岗位操作教程

门店、仓库、采购、销售、财务、电商运营的日常操作说明。

奥印ERP 使用手册

适用对象：老板/管理层、门店收银、仓库、采购、销售、电商运营、财务、系统管理员。系统地址：https://aolaierp.com/erp/ 默认验收账号：aoyin / 123456，正式使用前必须改成强密码。

> 本手册按岗位写，先看自己岗位章节即可。遇到单据、库存、金额类问题时，优先查“常见问题和处理办法”。

1. 系统是什么

奥印ERP 是成都奥印商贸有限公司内部使用的进销存和全渠道经营系统，主要负责：

商品资料、条码、价格、图片、上下架资料。
采购入库、销售出库、零售出库、退货。
仓库库存、盘点、调拨、库存预警。
门店 POS 扫码收银。
小程序、淘宝、拼多多、抖音货架、直播间等渠道订单接入。
财务收付款、账户统计、经营报表。

系统是自托管 Web ERP，不是外部 SaaS 在线租赁版。公司数据在自己的服务器或本机数据库中。

2. 登录和首页

2.1 登录

打开系统地址后进入登录页。

登录页

操作步骤：

1. 输入用户名。 2. 输入密码。 3. 点击“登录”。 4. 登录后进入首页。

注意：

正式上线前，管理员必须给每个岗位分配独立账号，不要多人共用一个账号。
如果输错密码多次仍不能登录，找系统管理员重置密码。
离职人员账号必须立即禁用。

2.2 首页

首页显示今日、本月、今年的销售、零售、采购金额，以及趋势图。

怎么看：

今日销售：当天销售出库金额。
今日零售：当天零售出库金额，包括 POS 收银。
今日采购：当天采购入库金额。
本月累计、今年累计：对应时间范围的统计。
下方图表：查看销售、零售、采购趋势。

管理层建议每天看：

今日销售/零售是否异常。
采购金额是否突然变大。
库存是否有负数或异常出库。

3. 商品和货盘管理

3.1 商品信息在哪里

菜单路径：商品管理 -> 商品信息

商品信息

商品列表常用字段：

字段	说明
条码	扫码枪、小程序、渠道订单识别商品的关键字段
名称	ERP 内部商品名
规格/型号/颜色	用于区分同名商品
单位	件、个、箱等
库存	当前库存
采购价	采购入库参考价
零售价	POS 和小程序常用价
销售价	批发/销售出库参考价

3.2 新增商品

操作步骤：

1. 进入 商品管理 -> 商品信息。 2. 点击“新增”。 3. 填写商品名称、分类、条码、单位、采购价、零售价、销售价。 4. 如果有多规格，维护 SKU、颜色、规格、单位换算。 5. 保存。

填写建议：

条码必须唯一，不能重复。
小程序、电商、直播间对接时，条码是最重要的映射字段。
商品名称建议清晰，例如“奥印 A4 打印纸 70g 500张/包”。
不建议把促销文案写进 ERP 商品名，促销文案应放到小程序展示资料里。

3.3 小程序/货盘资料

对外展示用资料包括：

标题。
副标题。
封面图。
轮播图。
展示价。
图文详情。
上架/下架状态。
库存同步策略。

这些资料通过 API 维护，详见 API 对接教程。ERP 商品主表仍负责内部进销存，展示资料存放在小程序货盘表中。

3.4 商品上下架原则

有库存且可以卖：上架。
无库存且不允许预售：下架。
图片、标题、价格没配置完整：不要上架。
ERP 商品禁用后，小程序和渠道不要继续销售。

4. 门店收银 POS

菜单路径：收银管理 -> 收银台，也可以直接打开 https://aolaierp.com/erp/pos/cashier。

收银台

4.1 扫码收银

适用岗位：门店收银员。

操作步骤：

1. 选择支付方式，例如现金、微信、支付宝、银行卡。 2. 选择结算账户。 3. 光标放在“扫码枪扫码或输入条码后回车”输入框。 4. 用扫码枪扫商品条码，或手动输入条码后回车。 5. 商品加入购物车后，核对数量、单价、小计。 6. 输入实收金额。 7. 系统自动计算找零。 8. 点击“结账并出库”。

结果：

系统生成一张 LSCK 开头的零售出库单。
商品库存自动减少。
收款金额进入选择的结算账户。

4.2 数量和价格

数量可以在购物车表格中修改。
单价可以按权限修改。
修改后系统自动重算应收金额。

注意：

实收金额不能小于应收金额。
扫码找不到商品时，先检查条码是否录入 ERP。
如果库存不足，系统会阻止出库；正式运营建议关闭负库存，避免多渠道同时销售后扣成负数。

4.3 离线收银

离线收银默认关闭，用于避免门店离线销售和小程序、电商、直播间同时销售造成超卖。

当前默认规则：

1. 断网时不能扫码。 2. 断网时不能结账。 3. 系统不会自动把失败订单保存成离线单。 4. 需要恢复网络后再继续收银。

如确实需要启用离线收银，必须先给门店分配独立门店库存，再由管理员打开该 POS 终端账号的离线开关。打开后，离线单恢复网络同步时仍会重新校验 ERP 库存；库存不足会被拦截，不会扣成负数。

4.4 零售出库列表

菜单路径：零售管理 -> 零售出库

零售出库

常用操作：

查询：按单据编号、商品信息、日期查询。
收银台：进入 POS 页面。
新增：手工新增零售出库单。
删除：删除未审核或允许删除的单据。
转零售退货：把出库单转为退货单。
审核/反审核：按公司流程确认单据。

建议：

POS 生成的单据一般不需要收银员手工改。
如果客户退货，应走“零售退货”，不要直接删原单。

5. 采购岗位

采购负责把供应商到货录入 ERP，让库存增加。

常用菜单：

采购管理 -> 采购订单
采购管理 -> 采购入库
采购管理 -> 采购退货

5.1 采购入库

操作步骤：

1. 进入 采购管理 -> 采购入库。 2. 点击“新增”。 3. 选择供应商。 4. 选择入库仓库。 5. 添加商品，可以手动选择或输入条码。 6. 填数量、采购价。 7. 保存并审核。

结果：

库存增加。
采购金额进入报表。
如果选择账户并付款，会影响财务账户。

注意：

到货数量必须按实收填写。
有赠品时建议单独备注或按公司规则录入。
采购退货不要用负数入库，应走采购退货单。

6. 仓库岗位

仓库负责库存准确。

常用菜单：

仓库管理 -> 其它入库
仓库管理 -> 其它出库
仓库管理 -> 调拨出库
报表查询 -> 商品库存
报表查询 -> 入库明细
报表查询 -> 出库明细

6.1 入库

入库来源包括：

采购入库。
退货入库。
其它入库。
盘盈。

仓库要核对：

商品条码。
商品名称和规格。
数量。
入库仓库。

6.2 出库

出库来源包括：

销售出库。
零售出库/POS。
其它出库。
调拨出库。
盘亏。

仓库要核对：

出库单是否审核。
商品和数量是否一致。
是否从正确仓库出库。

6.3 调拨

场景：从 A 仓转到 B 仓。

操作原则：

不要用“其它出库 + 其它入库”代替调拨。
调拨要保留来源仓和目标仓，方便追溯。

7. 销售岗位

销售负责客户订单、销售出库、销售退货。

常用菜单：

销售管理 -> 销售订单
销售管理 -> 销售出库
销售管理 -> 销售退货

7.1 销售出库

操作步骤：

1. 进入销售出库。 2. 点击“新增”。 3. 选择客户。 4. 选择仓库。 5. 添加商品。 6. 填写数量和销售价。 7. 保存并审核。

注意：

销售退货要走销售退货单。
不要直接改历史出库单处理退货。
欠款客户要和财务核对账期。

8. 电商/直播运营岗位

电商运营负责把 ERP 货盘同步到外部平台，并把外部订单回传 ERP。

适用渠道：

微信小程序。
淘宝。
拼多多。
抖音货架。
抖音/快手等直播电商。
其它自建商城。

8.1 货盘同步

货盘同步包含：

商品标题。
商品图片。
展示价格。
商品详情。
上下架。
实时库存。

原则：

ERP 条码是统一商品编码。
外部平台 SKU 必须能映射到 ERP 条码。
不允许外部平台自己维护一套不一致的库存。

8.2 渠道订单

外部订单进入 ERP 的推荐流程：

1. 渠道平台产生订单。 2. 渠道同步服务调用 ERP /channel/order/receive。 3. ERP 保存渠道订单，状态为 NEW。 4. 审核或自动规则确认后，调用 /channel/order/convert。 5. ERP 生成零售出库单，库存减少。 6. 渠道同步服务把发货状态回传平台。

注意：

已经转 ERP 单据的订单，不能直接取消，应走退货或冲销流程。
外部平台密钥不要写在 ERP 前端。
API 详细说明见 API 对接教程。

9. 财务岗位

财务关注账户、收付款、客户/供应商对账。

常用菜单：

财务管理 -> 收款单
财务管理 -> 付款单
财务管理 -> 收入单
财务管理 -> 支出单
报表查询 -> 账户统计
报表查询 -> 客户对账
报表查询 -> 供应商对账

9.1 POS 收款

POS 结账时选择的账户，会影响账户金额。

财务每天建议核对：

POS 现金收款和现金账户是否一致。
微信/支付宝收款和平台入账是否一致。
退款是否通过退货单处理。

9.2 采购付款

采购入库不等于已经付款。是否付款取决于单据中的账户和付款金额，或后续付款单。

10. 系统管理员

菜单路径：系统管理

系统配置

管理员负责：

公司名称、电话、地址等配置。
用户账号。
角色权限。
部门。
菜单。
字典。
平台配置。

10.1 开放平台账号

外部系统不要使用 ERP 管理员账号。小程序、淘宝、拼多多、抖音、自建站、线下 POS 终端都应该单独开 API 账号。

入口：开放平台 -> API账号管理。

新建账号时填写：

1. 账号名称：例如 微信小程序、抖音直播、门店POS-001。 2. 渠道标识：例如 mini、taobao、pdd、douyin-live、pos-store-001。 3. 权限：按需要勾选读取商品、读取库存、锁库存、确认扣库存、取消释放库存。 4. 默认仓库 ID：该渠道默认从哪个仓库卖。 5. 默认账户 ID：确认扣库存生成零售出库单时记到哪个收款账户。 6. 内部用户 ID：外部订单转 ERP 单据时，系统按这个用户制单。 7. POS 离线：默认关闭。

创建后会显示 appKey 和 appSecret。appSecret 只显示一次，外部开发人员必须妥善保存；丢失后只能重置密钥。

推荐权限：

场景	权限
小程序	读取商品、读取库存、锁库存、确认扣库存、取消释放库存
淘宝/拼多多/抖音同步服务	读取商品、读取库存、锁库存、确认扣库存、取消释放库存
自建站	读取商品、读取库存、锁库存、确认扣库存、取消释放库存
线下 POS 在线终端	读取商品、读取库存、锁库存、确认扣库存
只展示货盘的系统	读取商品、读取库存

10.2 库存锁定原则

多渠道销售时，不能让所有系统直接扣总库存。正式流程应是：

1. 外部渠道查询可售库存。 2. 客户下单时调用开放平台锁库存。 3. 支付成功后确认扣库存，ERP 生成零售出库单。 4. 客户取消或支付超时，调用取消接口释放库存。 5. 已经扣库存的订单不能直接取消，要走 ERP 退货流程。

10.3 公司资料

当前公司名称：成都奥印商贸有限公司。

正式使用前建议补充：

联系人。
公司电话。
公司地址。
打印单据页脚或销售协议。

10.4 用户和权限

建议按岗位建角色：

角色	权限建议
管理员	全部功能，仅少数人拥有
收银员	POS 收银、零售出库查询
仓库	入库、出库、调拨、库存报表
采购	供应商、采购订单、采购入库、采购退货
销售	客户、销售订单、销售出库、销售退货
电商运营	商品资料、小程序货盘、渠道订单
财务	收付款、账户、对账、财务报表

注意：

不要把 admin 账号给日常业务人员使用。
每个人一个账号，方便追责。
离职后禁用账号，不建议删除历史关联用户。

11. 常见问题和处理办法

11.1 扫码枪能不能用

可以。大多数扫码枪本质上是键盘输入设备。把光标放到 POS 条码框，扫码枪扫完会自动输入条码并回车。

如果扫不出来：

检查扫码枪是否能在记事本里输入条码。
检查 ERP 商品是否维护了这个条码。
检查条码是否有多余空格。

11.2 POS 扫码提示商品不存在

处理顺序：

1. 到 商品管理 -> 商品信息 搜索该条码。 2. 如果没有，新增或补录条码。 3. 如果商品被禁用，先启用商品。 4. 如果是多规格商品，确认具体 SKU 条码是否录入。

11.3 库存不对

处理顺序：

1. 查商品库存报表。 2. 查入库明细和出库明细。 3. 看最近是否有 POS、渠道订单、手工出库。 4. 如果历史导入数据不一致，先盘点，再做盘盈/盘亏调整。

11.4 小程序显示无库存

检查：

小程序读取的是哪个仓库 depotId。
ERP 当前库存是否大于 0。
是否执行过库存同步。
商品是否被下架。

11.5 渠道订单重复

系统按 租户 + 渠道 + 外部订单号 幂等。重复推同一个订单会更新原订单，不会重复生成新渠道订单。

如果已经转成 ERP 单据，再重复推送，状态仍保持 CONVERTED，避免重复扣库存。

12. 每日建议流程

门店：

1. 上班打开 POS。 2. 检查默认仓库和账户。 3. 每笔扫码结账。 4. 下班核对现金、微信、支付宝金额。

仓库：

1. 处理采购入库。 2. 处理销售/零售出库。 3. 处理调拨。 4. 下班看库存异常。

电商：

1. 检查商品是否有图、标题、价格。 2. 检查无库存商品是否下架。 3. 检查渠道订单是否已转 ERP 单据。 4. 对接平台发货状态。

财务：

1. 核对门店收款。 2. 核对平台回款。 3. 处理供应商付款。 4. 查看客户/供应商对账。